博恩·崔西的
时间管理课

三个心理屏障

1. 担心太有条理会变得冰冷、死板。其实越有序，越有余地放松和变通
2. 消极的心理暗示：小时候被说“乱、总迟到”，长大后照着做
3. 自我局限：不存在决定时间管理好坏的基因

六种训练潜意识的方法

1. 积极自我对话：“我能很好地利用时间”
2. 想象自己高效；睡前做“自我演练”
3. 角色扮演：假装高效，直到真的高效
4. 模仿一个榜样
5. 当老师：学完立刻讲给别人听
6. 把自己想成他人的榜样

自尊决定表现

自尊是“人的自爱程度”，与“自我效能”相互巩固。三个影响因素：决定自我价值、获得自我掌控、了解自我需要。对应三步：确定价值观，竭尽全力做好事情，让目标与价值观一致。

十二条原则（节选）

• 把自己看作一座“工厂”：投入、生产、产出。杰出者追求成绩，平庸者只顾努力
• 时间没有弹性、不可或缺、无可取代、易逝
• 原则十二：此刻的这一分钟，就是你拥有的全部时间

写目标的规则

• 志向要远大，先不想“为什么做不到”
• 用现在时、第一人称加动词：“我的年收入是 10 万美元”
• 每天开工前在笔记本上重写一遍，只需 5 分钟
• 目标卡片：一张卡写一个目标，每天逐张看，坚持 30 天

三类目标保持平衡

• 是什么：事业、职业、经济目标，看得见、可衡量
• 为什么：个人、家庭、健康目标，是前者的真正原因
• 如何做：个人成长和发展目标

物质目标只是手段，不是目的。

找出真正的理想：几个问题

• 明天中了 100 万美元彩票，你会怎么改变生活？
• 给自己写自传或悼文，你希望写什么？
• 确保不会失败的话，你会定什么伟大目标？
• 如果一整天只能做一件事，你希望是什么？

从目标到行动计划

1. “设想零束缚”：写下未来五年的所有愿望
2. 标 A、B、C，再把 A 排成 A-1、A-2……
3. 为 A-1 想 10–20 件可以做的事，同样排序
4. 每个 A 类目标都做一遍，约需一个周日下午的一两个小时

加快实现目标的五种技巧

1. 把目标当作一个事实
2. 积极肯定，如同它已经实现
3. 承担 100% 的责任，不找借口
4. 充满信心地去做每件事
5. 每天向目标迈进一步

更快实现目标的四个思维工具

1. 找出最大的那个障碍，集中攻克
2. 找瓶颈：受阻原因约 80% 在自己身上
3. 明确还缺哪些知识和技能
4. 想清楚需要谁的帮助，对方能得到什么

关于个人条理的四个观念

1. 整洁是提高生产率的关键习惯
2. 以旁观者视角自问：“什么样的人会在这样的地方工作？”调查中 52 位主管有 50 位不会提拔办公桌凌乱的人
3. 拒绝“我知道东西都在哪”这类借口
4. 乔·舒格曼的规则：“每天的工作都要以一张整洁的办公桌告罄”

一个经理的转变

作者在公司推行“下班前清理桌面”，最杂乱的一位经理不情愿地照做。不到一周他来道歉：同样的时间里，他完成了之前两到三倍的工作量。

整理工作场所三步

1. 清理桌面，一次只放正在用的一件东西
2. 像厨师备料一样，开工前备齐所需物品
3. 一次只处理一件事；没准备好就别草率开工

文字工作只有四种处理

1. 扔掉：垃圾桶是最好的工具。“只要不确定是有用的，就扔掉！”
2. 委派给更合适的人
3. 行动：放进显眼处的红色“执行”文件夹
4. 归档：记住 80% 的归档文件以后不会再用

最大的浪费之一：同一份文件拿起、读完、放下，一遍遍重复。

五种工具和技巧

1. 时间规划系统：主目录 + 日历 + 每日清单（丘吉尔叫它“今日行动”）
2. 按清单工作：新任务出现时，先写进清单再去做
3. 按优先次序整理清单（方法见第 4 课）
4. 用你喜欢的系统，纸质电子都行，关键是持之以恒
5. 建立 45-文件体系

个人条理性的七个工具

1. 前一晚、下班前准备好第二天的清单，还能睡得更好
2. 规划每天、每周、每月
3. 早起：很多成功者 5:00 或 5:30 起床
4. 按字母顺序的归档系统和主菜单
5. 在内在“黄金时段”做最重要的工作，也留意客户方便的外在黄金时段
6. 用听写机：录音时间只占手写的 20%
7. 让航空旅行也创造财富

在飞机上高效工作

不受干扰的 1 小时 = 办公室 3 小时。订非舱壁的靠窗座位（有正前方的小桌板），远离厨房和洗手间；公文包就是旅行办公室；提前两小时到机场；拒绝报纸杂志，邻座想聊天时，作者的朋友说自己是“宗教团体的资金筹集人”；去程分秒必争，返程看书放松。

从价值观着手

真实的价值观只体现在行动中，看你把时间花在哪里。比尔的排序是家庭—健康—事业，汤姆是事业—家庭—健康，同样三样东西，排序不同就是两个人。零基础思维：“假设我现在没有从事这份工作，我还会选择它吗？”作者在一家国有企业做价值设定练习，250 个项目中 80% 被停工。

先置、后置与创造性拖延

排定优先项的同时要定“后置项”：停下什么、放弃什么。排除替代法则：做一件事意味着不做另一件事。平均每个管理者积压着相当于三四百小时的工作，所以要有意识地在 80% 低价值的事上拖延。

效果 vs 效率

效果是做对的事，效率是把事情做对。德鲁克：知识工作者的首要工作是决定“做什么”。“如果一件事根本不值得做，那就更不值得把它做对。”

重构你的工作

核心是简化：委托、延迟、精简、外包、取消。

找到你的三件事

只有三件事构成你 90% 的贡献。问：“如果一天只能做一件事，什么最有价值？”再加一件，重复到三件。一位年售超过 1 亿美元寿险的销售员，42 名员工处理其他一切，他只做与客户面谈，每天另留 2 小时学习准备。

精通需要 5–7 年

“好”是“杰出”的对立面。有人抱怨五年太长，作者的回答是：“不管怎样，时间总是会过去的。”唯一的问题是五年后你在行业里处于什么位置。

治疗类选法

源自一战西线的伤员分组。用在产品和服务上：胜出者（摇钱树，精心打理）、有潜力的（幸运星，立刻投入最好的人力）、失败者（蹩脚者，鼓起勇气停掉）。生活里也一样。许多公司高层 80% 的时间在处理过去的问题，要关注未来和机会。

设定优先项的五个关键问题

1. 我为什么能获得现在的工作？（列出原因，请老板排序）
2. 我最有价值的工作是什么？
3. 我的主要工作成果是什么？
4. 哪些重要工作只有我能做好？
5. 对我的时间最有价值的利用方式是什么？

强迫效率法则 · 忽略琐事

练习：早上 9 点老板说，下午 5 点前做完这周的工作，就把两张头等舱机票和五天全包假期给你，你会怎么干？别先做小事热身：“当你从小事做起时，事情就会像春天里的兔子一样越来越多。”

实现高效的四个步骤

1. 设定清楚的目标并写下来
2. 制订详细的行动计划
3. 按重要性设置明确的优先权，每天、每时都用 80/20
4. 不分心、不转移地做最重要的事

苏格拉底对问路者说：只要保证每一步都朝着奥林匹斯山的方向走就行。

用身心状态推动行动

• 公式 T × E = R：思想乘以情绪等于结果
• “精神先行”：想象自己已是高效的人，并照着做
• 坐得端正、身体略微前倾；走路轻快、昂头
• 可逆性法则：行为也能反过来改变感情

表现得像个天才

《读者文摘》研究发现天才有三个共同点：用系统有序的方法解决问题；保持孩子般的好奇心，常问“是否还有另外的答案？”；注意力更集中、更持久。

让精力更集中

• 开工前清理工作场所，只留与最高优先级相关的东西
• 把时间切成至少 60–90 分钟的组块做重要工作
• 早睡，早上 5 点起，进办公室前已不受打扰地工作三四个小时
• 在没人打扰的地方工作，在家就拔掉电话线

强迫自己完成

• 为自己设截止日期，当作“强制执行系统”
• 每完成一件事，大脑释放内啡肽
• 定期奖励自己：85% 的行为动机来自预见到的好处
• 和家人分享奖励：有公司把夏威夷旅行的小册子发给销售员的配偶
• 走神时对自己说：“回去工作！”

一时一事，利用学习曲线

开始一件事就坚持到完全结束，第一天就能把效率提高 50%。把 10 个、20 个类似的电话或报告放在一起处理，每件所需时间可降低 80%。

项目管理的步骤

1. 以设想的结果为起点：完工时是什么样？
2. 按时间表和预算从头开始，定现实的期限
3. 组织团队：领导者 95% 的成功取决于知人善任
4. 分享主人翁意识，培养共同愿景，制订共同计划
5. 和团队达成共识后设定完工期限
6. 列出所有任务，直到最琐碎的
7. 明确所需信息，交给专人并设期限
8. 找出决定整体速度的瓶颈，让最能干的人去解决

顺序任务和平行任务

例：公司搬进新大楼，限制因素是定下面积、位置和租约。按顺序：确定家具和装置需求、收拾旧办公室、找搬家公司。可平行：装新电话、订办公用品、通知客户和供应商新地址。

一张纸的项目计划表

左栏按顺序写任务，顶部写日、周或月。例：在家办圣诞派对，第一步是定下酒席承办人，日期和承办人一定，菜单、价格、邀请函、桌椅都能跟着排。

危机预测与 B 计划

• 先想清楚最坏的情况，并确保它不会发生
• 准备“俾斯麦计划”，即 B 计划
• 只有准备好备用方案时，你才是自由的
• 希望不是一种策略。拿破仑说他相信坏运气，并照此制订计划

要避免的四个问题

1. 没有留出充足的时间
2. 设想一切都会顺利。“每一个失败都植根于错误的假设。”
3. 在最后阶段急于求成，导致返工
4. 试图同时做多件事

故事板

迪士尼拍动画时首创。在软木板上方用 5×8 英寸卡片写 3–10 个“抬头”（主要组成部分或负责人），下面用 3×5 英寸卡片写任务、负责人、截止日期，可以随时移动调整。每次员工大会对照它检查进度。

实例：邮寄一期简报

确定最理想的结果 → 确定目标市场并获取邮寄地址（这本身是个项目，单独交给一个团队）→ 设计版式 → 汇集稿件出初稿 → 专业排版 → 比较三家投标选印刷厂。全程约 4 个月、5 个人、二三百小时。

应对电话干扰的七种方法

1. 把电话当工作工具，9:00–17:00 不闲聊
2. 接之前先弄清是谁、为什么
3. 需要专注时拔掉电话线
4. 留言时告诉对方方便回电的时间
5. 批量回电：如攒到 11:00 再集中回到中午
6. 打电话前先写提纲
7. 记笔记：优势永远在有记录的人一边

应对不速之客的五种方法

1. 设定安静时间，挂“请勿打扰”牌
2. 对方一进门就站起来：“很高兴见到你，但我正要出去，我们一起走吧。”
3. 结束谈话：“你走之前还有一件事……”然后送到门口
4. 安排固定的会客时间
5. 自己别当不速之客，先问“这个时间方便吗？”

让会议更有效的七个方法

1. 先问会议是否必要、自己是否必须参加
2. 写一段话的目的和议程，至少提前 24 小时发出
3. 按时开始、按时结束，不等迟到的人
4. 最重要的 20% 议题放在最前
5. 每项讨论结束时总结
6. 分配具体职责和期限
7. 做好记录，24 小时内传阅

作者和老板一起拟议程后，原来一小时没头没尾的讨论，15 分钟就谈完了。

“灭火”：危机应对五步

1. 三思而后行，冷静客观
2. 下放责任：不一定要你决定的事，你就别决定
3. 先把问题写下来
4. 弄清真相：什么、何时、何地、如何、为何、涉及谁
5. 为反复出现的危机制定一套一般人也能照做的方法

同一危机反复出现，是低劣管理的标志。

社交闲谈

工作中约 75% 的时间花在交际上，其中一半是与工作无关的闲聊。把社交放在咖啡时间、午饭或下班后；被卷进闲聊时说“我要继续工作了”；常问“这是我拿工资的原因吗？”例外：与知识工作者以结果为目的的讨论。

犹豫不决与决策

80% 的事应在出现时当场决定，15% 可以稍后，5% 根本不需要决定。四种决定：只有你能做的、可以委托的、难以负担的、无法回避的。做不了就限时：“最迟这周四中午前给你答复。”晋升者与未晋升者笔试能力相同，差别在于敢不敢做决定。

培养紧迫感的七个步骤

1. 设定有价值、你极度渴望的目标
2. 设想任务已经完成后的满足感
3. 不断重复“现在就去做！”
4. 设清晰的完成期限，并告诉别人
5. 拒绝找借口，“烧掉回头的桥”
6. 奖励自己完成任务
7. 承担完成工作的全部职责

“现在就去做！”

W.克莱门特·斯通从芝加哥街头卖报的孩子起家，创建了价值 8 亿美元的保险公司，员工每天早上大喊“现在就去做！”五十遍才开始工作。作者参加的一场销售年会上发小木圆盘，印着“to it”，叫“round to-it”：拿到了，就别再说“等我抽出时间”。

用奖励重塑习惯

你所做和没做的事，95% 由习惯决定。“操作性条件反射”：销售员面前放一杯新鲜咖啡，每打一通电话喝一小口，要在咖啡凉之前喝完；或者把小甜饼掰碎，每打一通吃一块。不完成任务，坚决不给奖励。

提前做的五件事

1. 写详细行动计划，标 A、B、C，圈出第一步
2. 清理工作环境，只留最重要的一件
3. 区分紧急与重要
4. 从最重要的事开始
5. 练习创造性拖延：只在无关紧要的事上拖。问“如果我不做会怎么样？”

投资你的大脑

• 拿出收入的 3% 升级知识和技能
• “万无一失的富有公式”：每年在大脑上投入和在车上一样多的钱（普通车主约 600 美元/年），第一年薪水就能涨 25%–50%
• 车是贬值资产，大脑是增值资产

边读边撕

平均每个管理者积压 300–400 小时的阅读材料。拿到杂志先看目录，把要读的文章撕下放进“撕读”文件夹，在出租车、候车室、飞机上读。读经典可以撕下 20 页随身带：每月 1 本，十年 120 本。

挑书的办法

• 选积极实践自己观点的作者，先读作者简介
• 读目录，确认与当前工作相关、实用
• 出了精装本，通常说明平装本卖得不错
• 直接买书，别花两三个小时跑图书馆；划线、折角、写批注

给信息做减法

• 问“这本出版物能帮我达成目标吗？”不能就退订
• “堆积恐惧症”的规则：放了六个月没读，就是垃圾
• 别担心错过：越重要的观点，越会从不同渠道出现
• 成年人只记得和当前工作相关、能用上的东西

汽车大学

美国车主每年开 12000–25000 英里，约 500–1000 小时，相当于 12.5–25 个工作周，一两个学期的全日制大学。南加大的研究认为，开车时听教学节目能获得与全日制大学相同的教育成果。“不要让你的车在没有教育播音节目的情况下行驶。”

人脉与 T × R = P

能力（Talent）× 关系（Relationship）= 生产力（Productivity）。加入专业协会并进委员会服务；启动互助原则。伍迪·艾伦：“80% 的成功来自你的出席。”最常获得升职的管理者把 50% 的时间花在与人沟通上。

沟通中的时间浪费

• 误解与不清楚的要求：员工积极的首要原因是“知道该做什么”
• 错误的任命、不清楚的权力界限
• 不完整的信息：常问“你有什么证据？”
• 无意义或太频繁的会议，占 25%–50% 工作时间
• 员工不清楚公司现状

“保住你的工作”游戏

作者请管理者写下每个下属最重要的工作和先后顺序，再去问下属本人，答案一致才算“保住工作”。多年来，没有一个管理者愿意玩。84% 的成功管理者认为有效沟通是成功的关键。

清楚沟通的规则

不要假设对方理解了，直到他能用自己的话复述给你。先理解别人，再设法让别人理解你。

委派前问四个问题

1. 其他人中谁可以做？
2. 谁能比你做得更出色？
3. 能以更低的代价完成吗（外包）？
4. 这项任务可以取消吗？

没人读的月报：一家 500 强企业的新任财务副总裁发现，12 位高薪会计师每年花近 100 万美元汇编月报，各部门把它们原封不动堆在储藏室。他停掉了，九个月后才有人问起，还补了一句：“不过，我们也从来没有读过。”

每天完成更多工作的七种方法

1. 更努力
2. 更快
3. 把任务打包
4. 做更重要的事
5. 做你擅长的事
6. 少出错，一次做对
7. 减少步骤，简化工作

三种决策类型，事先说清

1. 命令型：负责人拍板，如招聘关键职位、开除员工、重大投资
2. 协商型：听取意见后独自决定。艾森豪威尔咨询上百位专家，最后独自定下 1944 年 6 月 6 日登陆
3. 统一性：讨论或投票达成共识，决定后人人执行

员工以为是统一性决策、老板其实是协商型，就会产生误解。

避免反向授权

对任务的下一步负责的人，才是真正的负责人。下属把问题推回来，“猴子”就跳到你背上，你反而成了下属的打工者。对策是反问：“你觉得我们应该做什么？”指点后把工作交还给他。另外，每周至少开一次员工参与管理会议，并花时间培训下属。

分钟理论

你 100% 的销售额都来自与客户面对面交谈的分钟数，把面谈时间翻倍，销量就能翻倍。销售成功的首要法则：在更好的目标上花更多的时间。销售员是唯一每天早上以“无业状态”醒来的人。

三步销售公式

勘察、行动、跟进。业绩不理想，原因总能归到其中一步。用 80/20：80% 的时间用来勘察（寻找、联系需要且买得起的人），直到业务多到不需要再开发新客户。

倒推每天的活动量

每笔交易赚 500 美元、年收入目标 6 万，就要每年 120 次、每月 10 次交易。如果 5 次面谈成交 1 单、20 通电话约到 5 次面谈，每天早上就从数要打多少通电话开始。随着技能提高，成交比从 20:1 降到 15:1、10:1，职业销售员能做到 5:1 甚至 3:1。

提前计划，按地域排

• 顶尖销售员周五就排好下周的面谈，周末花一两个小时计划
• 会面以 30–60 分钟间隔紧凑安排
• 把区域分成四个扇形，每天或半天只跑一个
• 每次展示后都请客户下单：50% 的电话销售直到结束都没提出购买要求

长远的时间观

• 英国上流社会在孩子出生时就为其登记牛津、剑桥
• 美国家长在孩子出生后开大学储备金账户
• 家庭医生付出 8–12 年，换来最受尊敬的职业（普通医生年薪 132000 美元）
• 一位资产超过 5 亿美元的富人：买东西前，想象你要拥有它 20 年

延迟满足与经济独立

经济失败的主要原因是缺乏延迟满足的能力，书中说 95% 的人到老要么破产、要么靠养老金。21–65 岁坚持存下收入的 10%，就能成为百万富翁；靠自己致富的人通常存 15%–20%。

像花钱一样花时间

钱可再生，时间不行，能用钱换时间就换：年入 5 万、时薪 25 美元，就雇时薪五六美元的人除草做家务。每件花你时间的事，都在取走你余下生命的一部分。如果它的重要程度不足以让你掏出 20 美元，就说“不”。

错误的工作，最大的浪费

选错工作浪费的时间，比电话、不速之客、会议加起来还多。检验：如果钱够了，你还想换工作吗？是否盼着周一早上开工、周五下班时恋恋不舍？今天的经济中有超过 10 万种职业，别觉得自己被困住。

过去是沉没成本

不要花额外的钱和时间试图收回沉没成本。最大的浪费之一，是因为不愿承认错误而继续投入。勇敢地说“我错了”，然后做新的决定。一位护士 40 岁决定学医，48 岁毕业，50 岁成为儿科医生。

一生中最浪费时间的事

也许是投入一段错误的感情。零基础问题：以我现在的认识，还会再做同样的选择吗？“本性难移”，别把幸福寄托在别人会突然改变上。幸福的关键是“在做任何事时至少能取悦自己”。

平衡生活的提问

• 如果生命只剩六个月，我要如何生活？六周？六天？六小时？六十分钟？
• 四种改变：多做有用的，少做无用的，开始没做的，停止不必要的
• 问配偶和孩子：“你们希望我多做什么、少做什么？”

两种时间类型

生活分两部分：工作和家庭。工作要的是时间的质量：定优先项，专注于最有价值的事。家庭要的是时间的数量：30、60、90 分钟甚至更长的不被打断的时间。工作时专心工作，和家人在一起时就 100% 陪伴。