金字塔原理
作者芭芭拉·明托，麦肯锡第一位女咨询顾问。本简报内容全部来自原书。
文章条理不清，多半不是文笔问题，而是思想的顺序和读者的理解方式冲突：先把思想组织成金字塔，再动笔
| 结论先行 | 每篇文章只有一个中心思想，并放在文章的最前面。 |
| 以上统下 | 每一层次上的思想必须是对下一层次思想的总结概括。 |
| 归类分组 | 每一组中的思想必须属于同一逻辑范畴。 |
| 逻辑递进 | 每一组中的思想必须按照逻辑顺序排列。 |
| 篇 | 解决的问题 |
|---|---|
| 表达的逻辑 | 搭出基本的金字塔，写好序言 |
| 思考的逻辑 | 检查分组和概括是否真想清楚了 |
| 解决问题的逻辑 | 写报告前先界定、分析问题 |
| 演示的逻辑 | 在纸面、幻灯片和句子里呈现金字塔 |
同一组信息，把结论放在最前面后，一句话就能讲清楚
约翰·科林斯来电话说他不能参加下午3点会议了。哈尔·约翰逊说他不介意晚一点开会，明天开也可以，但明天10:30以前不行。唐克利福德的秘书说，唐克利福德明天晚些时候才能从法兰克福赶回来。会议室明天已经有人预订了，但星期四还没有人预订。会议时间定在星期四上午11点似乎比较合适。您看行吗？
今天的会议可以改在星期四上午11点开吗？因为这样对科林斯和约翰逊都更方便，唐克利福德也能参加，并且本周只有这一天会议室还没有被预订。
本简报按全书四篇的顺序展开，最后附两个小工具和一份清单
为什么是金字塔
7±2、三条规则、纵向疑问/回答、怎么搭序言 SCQA
背景、冲突、疑问、回答与常见模式演绎与归纳
横向只有两种关系逻辑顺序与概括
时间、结构、程度；MECE；避免“缺乏思想”界定问题与结构化分析
R1/R2、七种问题、诊断框架、逻辑树演示的逻辑
书面、幻灯片、字里行间全书结构与金句
四篇要点、章节一览、原文摘录小工具与清单
SCQA 开头生成、三层金字塔草稿、动笔前清单大脑一次只能处理约7个项目；归类分组并提高一个抽象层次，要记的9项就变成3项
- 米勒《奇妙的数字7±2》：短期记忆一次无法容纳约7个以上的项目；最容易记住的是3个，最好是1个。
- 项目超过4个或5个时，大脑会自动把它们归到不同的逻辑范畴里。
- 书中例子：出门买报纸，妻子一路追着说了9样东西。多数人回家只买了报纸和葡萄。
- 仅仅分组不够：分成4、3、2个的三组，合起来还是9个。要提高一个抽象层次，只记3个组。
一座金字塔：纵向是疑问与回答，横向是演绎或归纳，序言位于结构顶端之外
金字塔中的思想必须遵守三条规则，而组织一组思想只有四种逻辑顺序
任一层次的思想，必须是其下一层次思想的概括
段落的主题概括句子，章节的主题概括段落。写作的主要活动，就是把较具体的思想概括成新的思想。
每组中的思想必须属于同一逻辑范畴
苹果和梨能概括成“水果”；苹果和椅子只能概括成“物品”，太宽泛。检验法：能否用一个名词称呼整组，如“原因”“问题”“步骤”。
每组中的思想必须按逻辑顺序组织
必须有明确的理由说明，为什么第二个思想放在第二位，而不是第一位或第三位。
演绎顺序
大前提、小前提、结论
来自演绎推理
时间（步骤）顺序
第一、第二、第三
来自发现因果关系
结构（空间）顺序
波士顿、纽约、华盛顿
来自化整为零
程度（重要性）顺序
最重要、次重要……
来自归纳总结、分类
每个新表述都会引发读者的疑问，下一层必须逐一回答，直到读者不再发问
向受众发出新信息并引发受众疑问的语句。
- 新表述必然让读者问“为什么”“怎样才能这样”。作者在下一层横向回答；回答又是新信息，于是继续往下。
- 两个禁忌：在准备好回答之前，避免引起疑问；在读者产生疑问之前，避免先给答案。
- 正文前先写一节“我们的假设”，就是没给读者提问的机会就先给了答案。
- 读者不一定同意，但至少能明确了解作者的思路，这是作者能期望的最好效果。
猪应当被当作宠物养。
为什么这么说？
有两个原因：猪很漂亮；猪可以培育出很多品种。
为什么说猪很漂亮？
猪很肥，而且具有典型的英国特征。
肥胖有什么漂亮的？
肥胖能使其他人显得苗条，也能使肥胖者更谦虚。
构建金字塔：先尝试自上而下；想不清顶部时，再自下而上
- 画出主题方框，填入要讨论的主题
- 设想主要疑问：读者头脑中关于该主题的疑问
- 写出答案，不清楚就注明能够回答
- 说明背景：第一个不会引起争议的表述
- 指出冲突：背景中发生了什么，引发疑问
- 检查冲突是否直接导致主要疑问，答案是否对应
- 确定关键句：答案引发的新疑问，用演绎还是归纳
- 重复疑问/回答式对话，组织支持论据
- 列出你想表达的所有思想要点
- 找出各要点之间的逻辑关系
- 得出结论，再倒推出序言
TTW 印刷厂的例子：理出两条因果思路后，结合读者已知的情况，主题定为“排版成本”；疑问“能降低吗”；关键句是省略不必要的步骤，并把员工工资提高到有竞争力的水平。
改写前后的措辞几乎没变。清晰来自结构，而不是写作风格。
初学者常见的六个问题，大多出在跳过结构和序言、急于写正文
一定先搭结构，先尝试自上而下
思想一旦变成文字，就像戴上了最美丽的光环，“字字珠玑”，你会不愿意修改。
序言先写背景
四个要素可以按任何顺序写出，但一定从“背景”开始构思，这样更容易找准冲突和疑问。
先多花时间思考序言，不要省略
否则开始论证时还在整理背景或冲突，会陷入复杂、混乱的论证中。
将历史背景放在序言中
正文只包括思想。简单的历史事件不是逻辑思考的结果，不能算作思想。
序言只涉及读者不会质疑的内容
能由客观第三方轻易证实的信息，可以假定读者“知道”。读者已知的信息，也不要放进金字塔。
关键句层次宜用归纳，不宜用演绎
思维的发展常是演绎顺序，但以演绎法发展的思想，大多可以用归纳法的形式表达。
序言要讲一个读者已经知道的故事，让读者先和你“站在同一位置上”
背景 Situation
关于主题的公认事实，把读者锁定在特定时空。读者会点头：“是的，那又怎么样？”
冲突 Complication
推动故事情节发展、引发读者疑问的因素。常是不利变化，但不一定。
疑问 Question
由冲突引出，常常隐含不写；但动笔前你必须替自己写清楚。
回答 Answer
即金字塔顶端的中心思想，它又引出关键句要回答的新疑问。
| 背景（关于文章主题的公认事实） | 冲突（推动情节发展并引发读者提出疑问的因素） | 读者的疑问 |
|---|---|---|
| 需要完成某项任务 | 发生了妨碍完成该任务的事情 | 我们应该怎么做？ |
| 存在某个问题 | 知道解决问题的方案 | 如何实施解决方案？ |
| 存在某个问题 | 有人提出了一个解决方案 | 该方案是否正确？ |
| 采取了某项行动 | 行动未达到预期效果 | 为什么没达到预期效果？ |
背景、冲突、疑问、回答可以换顺序，改变的只是文章的口吻
业务多元化研究服务在过去5年中增长了40%。
无法证明我们的工作对客户有明显益处。
如何确保多元化研究确实对客户有明显益处？
实施“公司发展项目”，以研究该问题。
标准式 背景冲突答案
近几年来，本公司已经因为提供多元化研究服务而向许多客户收取了大量费用。但是至今伦敦办事处也没有一个员工能够证明……因此，现在应该实施一项“公司发展项目”。
开门见山式 答案背景冲突
我们实施“公司发展项目”的首要目标，是提高我们帮助客户实施业务多元化的能力。仅在伦敦办事处……增长了40%，但是我们不能证明……
突出忧虑式 冲突背景答案
据我了解，目前伦敦办事处还没有一个员工可以说……这种情况令人吃惊，因为……已经增长了40%……因此，我建议实施一项“公司发展项目”。
突出信心式 疑问背景冲突答案
我们如何确保业务多元化研究继续成为我们的重要服务项目？……如果不采取措施提高我们工作的价值，我们就会面临……实际风险。为此，我建议……
序言是“提示”而不是“告诉”：只放读者已知的事，长度够读者站稳即可
提示读者，而不是告诉读者
不含读者需要证明后才能接受的信息，例如图表。在序言里到处用图表，说明你过分强调了已知事实。
背景、冲突、答案三要素齐全
不一定按标准顺序，但缺一不可，还要组织成故事。较长的文章还要解释接下来讨论的内容。
长度取决于读者和主题
人腿该多长？足以站在地面上。一般2–3段；背景和冲突最多3–4段；关系近时，一句“你在1月15日发给我的信中问我……”也行。
反例：“本备忘录……分为以下6个部分：背景、项目组的方法原则、项目工作内容、如何组织计划、具体收益和效果、成功的前提条件。”这些只是名词，读者无法理解。最好永远不要用“背景”或“介绍”作章节标题。
列出关键句，读者在最初30秒内就能了解全部思路。
“对流程的效率进行标杆比对”：S 已用全面质量管理把贷款申请时间从两天缩到2小时；C 可以假定这足以获得竞争优势；Q 是否足够？A 只有与竞争者对比后才能知道。
全文序言提示主题；第一个关键句的引言说明它为何与主题相关；其余说明与前文的关系。
商务文章的序言只有少数几种模式，选定模式，关键句的类型也就确定了
发出指示式
针对“应该做什么 / 如何做”- S
- 我们打算做X
- C
- 需要你们做Y
- Q
- 我们如何做Y？
回答必然是“步骤”；疑问常是隐含的。
请求支持式
针对“是否应该这样做”- S
- 我们遇到了一个问题
- C
- 解决方案需要＿＿美元经费
- Q
- 我应该批准吗？
标准理由：刻不容缓；方案能解决问题；节约超过支出；（若成立）其他好处。
解释做法式
针对“应该如何做”- S
- 你们目前的系统是X
- C
- 该系统不能正常工作
- Q
- 如何改进？
先在纸上列出现有流程和正确流程，差异决定关键句（图4-8）。
比较选择式
针对“应该做什么”- S
- 我们希望做X
- C
- 有各种不同的做X的方案
- Q
- 哪一种方案最合理？
最好围绕评估标准写关键句；都达不到目标时，围绕“替代目标”而非“替代方案”。
项目建议书
咨询公司的生命线- S
- 你遇到一个问题
- C
- 你已决定请第三方帮助
- Q
- 你是我们应该聘请的第三方吗？
关键句：理解问题；方法合理；经验丰富；项目安排合理。
项目进度小结
每个阶段结束时- S
- 我们告诉过你X
- C
- 你要求我们调查Y，已完成
- Q
- 你们发现了什么？
第一份的冲突是：分析第一步是确定Y是否成立，现已完成。
附页 · 附录2 序言结构范例：按读者的问题分 3 大类
我们应该做什么？
我们是否应该按计划做？
我们应该如何做（如何做的）？
同一组思想之间只有两种逻辑关系：演绎或归纳，不可同时兼有
三步：①阐述世界上已存在的某种情况；②阐述同时存在的相关情况，它针对第一句的主语或谓语；③说明两者同时存在时隐含的意义。也可以是：问题或现象 → 根源、原因 → 解决方案。
概括时以最后一步，即“因此”引出的结论为主体。
两项技能：①正确定义这组思想，找到能表示全部思想的单一名词，这里是“军事行动”；②识别并剔除与其他思想不相称的思想。
若定义成“波兰的盟国在为进攻其他欧洲国家做准备”，就会得出完全不同的推论。
关键句层次尽量用归纳：同样的推理，把行动放上来，读者就不必重走作者的思考过程
判断方法很简单：第二句评述第一句的主语或谓语就是演绎，与它同类就是归纳
| 演绎推理 | 归纳推理 | |
|---|---|---|
| 判断标准 | 第二点是对第一点主语或谓语的论述 | 同组中的思想具有类似的主语或谓语 |
| 如何概括 | 以最后一个结论为主体，概括整个推理过程 | 根据各要点具有的共同性得出结论 |
| 难易 | 更容易，人们思考时更多使用；写作时笨拙、繁琐 | 更难，更需要创造性思维 |
| 放在哪里 | 金字塔较低的层次，段落里很合适 | 关键句层次 |
| 上限 | 连环演绎不超过4个步骤，推导出的结论不超过2个 | 结论不可超越本组思想 |
| 书中例子 | 日本商人正在增加对中国市场的投资 → 美国商人将很快进入中国市场，必将进一步促进日商的行动 | 日本商人正在增加对中国市场的投资 → 美国商人正在增加对中国市场的投资 |
归纳组里排什么顺序，暴露了你当初是怎么分组的；找不到顺序，说明分组有问题
采取多种行动以取得某一结果，这些行动就构成一个过程，只能按时间顺序；对它们的概括必定是要达到的结果。
先画出整体结构图，再确定各部分。各部分的顺序与结构图中的关系一一对应。
“3个问题”是从所有问题中挑出来的，它们共有某一特性；按具有该特性的程度从高到低排列。
MECE：把整体划分为部分时，各部分必须相互独立、完全穷尽
相互独立
mutually exclusive：各部分没有重叠。轮胎部、硬件部、体育设备部的组成互不相同。
完全穷尽
collectively exhaustive：没有遗漏。三个部门加起来就是阿克伦轮胎橡胶公司的全部。
| 划分时强调 | 呈现的是 | 应采用 |
|---|---|---|
| 活动本身 | 逻辑过程（研发、生产、营销） | 时间顺序 |
| 活动地点 | 地理状况（东部、中西部、西部） | 结构顺序 |
| 产品、市场、客户 | 一种归类（各事业部） | 重要性顺序 |
三种顺序各有检查方法，书中的例子都把冗长的罗列压缩成了三条
常见错误是区分不了原因和结果。超过7个就必须分组，作者建议每组最好不超过4或5个。
提高生产效率 8 步 → 3 步：确定关键业务环节（谈话、跟踪工作流程）→ 找出存在的弱点（组织结构、服务和绩效措施、评估绩效）→ 提出实用可行的改革建议。
建立结构后，自上而下、自左而右依次描述。
反对自产塑料瓶的 11 条理由，套进投资回报率树形图和股价树形图：法律若禁止就无法上马；即使不禁止，近期降低每股收益，远期降低投资回报率。
先弱后强更有戏剧性，但那是情绪和风格的考虑，不是逻辑。
纽约衰退的 8 个原因，找出相似之处后归为3类：成本过高；工作条件差；来自其他城市的竞争。
改写成短句
只保留主语、谓语、宾语，只留动词和名词
合并同类项
把相匹配、有共同点的句子组织在一起
选择顺序
时间、结构或程度，并检查有无遗漏
“缺乏思想”的句子只说明了下面是哪一类思想，还掩盖了思考不完整的事实
该公司应当确立3个目标。
该公司存在2个问题。
我们建议进行5项改革。
甲：约翰·韦恩说他是最适合写塞缪尔·约翰逊传记的人，他有3个理由：都来自贫困的斯塔福德县；都在牛津大学学习过；有类似的文学爱好。
乙：我不同意。斯塔福德县根本没有人说真话。
听众只听进了第一点。若甲说“因为他和约翰逊属于同一类人”，回答会更有针对性。
作者的一位同事写“该公司存在两个组织问题”，被要求重写。他被迫思考两者的根源，发现讨论的其实是“公司中需要更多授权的领域”，而且不是2个，是4个。
重写后：该公司的主要组织问题是没有进行授权。
得出概括后，可以对它进一步评论（演绎），或找出与之类似的思想（归纳）。
行动性思想要概括出行动的直接结果，描述性思想要概括出共同点的含义
- 先用明确的语句描述各行动：不说“提高利润”，说“在明年1月15日以前将利润提高10个百分点”
- 找出因果关系，每组控制在5个以下；做A再做B是同一层，做A是为了B则A在下一层
- 直接从行动概括出结果
反例：“我们必须培养一种全球意识”。分不出谁做到了，也就答不出“如何做到”。
- 找出结构上的共性：同一类主语、同一类谓语，或同一类隐含思想
- 寻找更密切的关系，确定包括这些思想的最小范畴
- 完成归纳跃进（inductive leap），概括出主题思想
例：信息系统的5条意见分为“信息不存在”和“存在但不充分”，概括为：所产生的信息对计划目的没有帮助。
改写示范：8条罗列的客户意见，归成时机、数据、格式三类问题后才有了观点
客户对销售报告和库存报告不满意。
- 提交报告的周期不恰当
- 库存数据不可靠
- 获得库存数据的时间太迟
- 库存数据与销售数据不吻合
- 客户希望改进报告的格式
- 客户希望删除无意义的数据
- 客户希望突出说明特殊情况
- 客户希望减少手工计算
销售系统和库存系统生成的月度报告存在问题。
方框中的数字对应左侧原文的条目。三类按什么顺序排，取决于你讨论的是编制报告、阅读报告还是解决问题的过程。
问题是现状R1与目标R2之间的差距；界定它需要序幕、困扰、R1、R2四个要素
| 切入点/序幕 | 大幕拉开，看到某个时空里的结构或流程。尽量简单，写序言时再展开。 |
| 困扰/困惑 | 打乱稳定的事件：外部原因、内部原因，或近期认识到的其他原因。 |
| R1 现状 | 非期望结果：读者需要设法解决的问题，或可能抓住的机会。 |
| R2 目标 | 期望结果：尽可能具体和定量，如“将产品上市时间缩短1/3”。 |
先判断读者处在哪一种问题里，序言的写法和金字塔的结构随之确定
是否有问题？
或机会
问题在哪里？
前两问＝界定问题→序言
为什么存在？
寻找原因
我们能做什么？
寻找方案
应该做什么？
后三问→金字塔
不知道如何从R1到R2
知道方案，不敢肯定对不对
知道正确方案，不知如何实施
方案已实施，但行不通
好几个方案，不知选哪个
知道R1，说不清R2
知道R2，不清楚是否处在R1
两年后仓储能力将不够用
先假设、再收集资料：用诊断框架设想问题可能出在哪里，再去证实或排除
不论客户有什么问题，都先做全公司、全行业分析。事实堆积如山，结论寥寥；一家大咨询公司估计，收集和分析工作中高达60%是无用功。
- 提出各种假设
- 设计一项或几项重要实验，排除一个或多个假设
- 通过实验得出明确结论
- 相应地采取补救措施
按排除的难易程度逐项筛选：如果头痛是天气造成的，就没有必要检查脑瘤。
① 呈现有形的结构
画出系统现状或理想状况：零售商的销售与营销要素、行业结构。
② 寻找因果关系
财务结构、任务结构（从每股收益出发）、活动结构（安装时间超出预期）。
③ 把可能的原因分类
按相似性分类，或做选择结构：每一步只做是非二选一。
逻辑树把可能的方案穷尽展开；“是非问题”给出直截了当的回答，还能告诉你何时可以结束调研
逐层展开后，计算相关收益并评估每种方案的风险，确定最终行动方案。写完文章后，也可以用逻辑树找出各组观点的缺陷。
严格说，是措辞上需要用“是”或“否”回答的问题，源自法律名词 at issue。
“我们应该如何改组”不是 issue；“我们应不应该进行机构改组”才是。“必要的存货投资水平是多少”应改为“现有的存货水平是否太高”。
- 是非问题应来自导致R1的背景，而不是客户的问题
- 从客户的问题跳到主要、次要是非问题，无法判断是否穷尽
- 把形成方案的逻辑树也叫“是非问题分析”，与诊断框架混淆
演绎、归纳、外展推理用到的是同样三个实体，区别只在推理的起点
三个实体（皮尔斯）
规则：关于世界组成方式的看法。情况：世界上存在的已知事实。结果：把规则用于该情况时，预期将发生的事情。
分析性 vs 科学性
分析解决问题时，我们知道导致结果的结构；科学家不知道，必须先创造第二个要素，才能推理出第三个。
伽利略与炮弹
力停止作用后炮弹仍在运动，说明亚里士多德的力的概念有误。用斜面滚球检验“距离与时间的平方成正比”，得出明确的是或否。
书面呈现：标题、编号和缩进必须对应金字塔中思想的层次，让读者30秒内看清整体构架
| 短 · 一两人 | 书面备忘录或报告，自行阅读 |
| 短 · 很多人 | 要点备忘录或视觉资料，坐在一起讨论 |
| 长 · 很多人 | 幻灯片，投影放映 |
多级标题下划线数字编号行首缩进项目符号
作者偏爱多级标题；数字编号最好和多级标题配合使用。
- 每一层级的标题不可能只有一个
- 相同的思想使用相同的句型
- 标题用词应提炼思想的精髓
- 标题与正文应分开考虑
- 每组标题应提前集中介绍
- 不要滥用标题（最重要的一条）
切忌用“序言”“背景”作标题。下划线法的论点超过12个单词就要简化。
- 讲故事：用缩小范围的背景—冲突—疑问引出关键句
- 承上启下：从前一部分挑一个词、短语或中心思想，用在下一部分的起始句
- 总结各部分：特别长的章节，凝练复述主要论点和基调
写不好结论还不如不写。必须写的是“下一步措施”：读者决定采纳后马上要做、且在逻辑上理所当然的事。
幻灯片：文字页只放经过分组和总结的结论，图表页的标题就是图表要回答的答案
- 每次只演示和说明一个论点
- 用完整的陈述句：“销售前景看好”，而不是“销售前景”
- 每张最好不超过6行、约30个单词
- 用简单的词汇和数字：490万美元比4876987美元好记
- 字号足够大：最远距离（英尺）÷32＝最小字号（英寸）
- 注意趣味性，可逐级展开呈现
逐字念项目清单，泽拉兹尼称之为“视觉朗诵”。
把答案作为标题，再选最合适的图表样式。“各地区利润份额”包含的信息，远少于“西部地区约占利润的一半”。
理想比例：图表约占90%，文字约占10%。
- 序言尽量写详细，逐字写下
- 按序言要素、关键句、下一层论点写故事梗概
- 初步决定每页的呈现方法
- 准备每张幻灯片的讲稿，像讲故事一样流畅
- 完成幻灯片的设计和绘图
- 排练，排练，再排练！
字里行间：先在脑中“看见”要说的内容，再把图像复制成文字
我们通过图像而不是文字进行理性思维，因为图像能把大量事实综合成简单抽象的概念。读梭罗《瓦尔登湖》的一段，脑中会逐步出现一幅“记忆图像”。
抽象的内容可以画成骨架图：圆形、直线、长方形，加上表示方向和关系的箭头。
可能进行改进的一个主要领域，是提高现场销售人员配置（和组织）的成本效益，以便在商店和间接的层次上，反映由交易环境变化导致的重新定义销售任务的需要。
我们必须重新部署销售人员以适应新的交易环境。
几个数字足够用来自检：7个、5个、4步、30秒
四篇层层递进：先学会表达，再检查思考，再前移到解决问题，最后落到呈现
表达的逻辑
- 四个原则、三条规则
- 纵向疑问/回答，横向演绎/归纳
- 自上而下、自下而上构建
- 序言的写法与常见模式
- 关键句层次优先归纳
足以理解和应用简单的公文写作技巧。
思考的逻辑
- 冷静思考
- 时间、结构、程度顺序
- MECE 原则
- 避免“缺乏思想”的句子
- 行动概括结果，描述概括含义
保证语句真实、明确地呈现想表达的思想。
解决问题的逻辑
- R1/R2 界定问题框架
- 读者的7种问题
- 诊断框架三种建法
- 逻辑树、是非问题
- 先假设、后收集资料
面向写研究报告、需要分析复杂问题并作决策的人。
演示的逻辑
- 五种版面方法
- 过渡、结尾、下一步措施
- 文字与图表幻灯片
- 故事梗概、排练
- 画脑图
让读者或观众感受到金字塔结构。